The real cost of Консалтинг / услуги внедрения ИИ: hidden expenses revealed

Firma produkcyjna z Wrocławia zapłaciła 180 000 złotych za wdrożenie systemu AI do optymalizacji łańcucha dostaw. Po sześciu miesiącach całkowity koszt przekroczył 340 000 złotych. Co poszło nie tak? Wszystko – od licencji oprogramowania przez szkolenia po integrację z istniejącymi systemami. A najgorsze? Nikt ich o tym nie ostrzegł.

Czemu wszyscy mówią o jednej cenie, a płacisz zupełnie inną?

Konsultanci specjalizujący się we wdrożeniach sztucznej inteligencji rzadko kiedy pokazują pełny obraz finansowy. Nie dlatego, że chcą oszukać – po prostu branża działa na zasadzie "dowiemy się w trakcie". Problem w tym, że Twój budżet nie działa na tej samej zasadzie.

Średnia oferta na polskim rynku waha się między 50 000 a 150 000 złotych za podstawowy projekt. Brzmi rozsądnie, prawda? Tyle że to tylko wierzchołek góry lodowej.

Ukryte koszty, które zjedzą Twój budżet

Przygotowanie danych – największy pożeracz czasu i pieniędzy

Żaden konsultant nie wdroży AI bez odpowiednich danych. Brzmi oczywiste, ale firmy regularnie odkrywają, że ich dane to kompletny chaos. Duplikaty, błędy, różne formaty, brakujące informacje.

Czyszczenie i przygotowanie danych pochłania średnio 40-60% całego czasu projektu. Jeśli firma wyceniła wdrożenie na 100 000 złotych zakładając czyste dane, a Ty potrzebujesz trzech miesięcy pracy analityka danych (który kosztuje 12-18 tysięcy złotych miesięcznie), właśnie dodałeś kolejne 36-54 tysiące do rachunku.

Licencje i infrastruktura – rachunek który przychodzi co miesiąc

OpenAI API, Microsoft Azure, AWS, Google Cloud – wybierz swoją truciznę. Konsultanci często prezentują koszty wdrożenia, zapominając wspomnieć o miesięcznych opłatach za utrzymanie systemu.

Przykład z życia: system chatbota dla średniej firmy może kosztować 3-8 tysięcy złotych miesięcznie w samych opłatach za API. Rocznie to 36-96 tysięcy złotych, których nikt nie uwzględnił w pierwotnej kalkulacji.

Integracja z istniejącymi systemami

Twój nowy, błyszczący system AI musi rozmawiać z ERP-em, CRM-em, systemem magazynowym i bazą klientów. Każda integracja to dodatkowe godziny programistyczne.

Realistyczna wycena? Dodaj 30-50% do podstawowego kosztu wdrożenia. Dla projektu za 100 000 złotych mówimy o dodatkowych 30-50 tysiącach.

Szkolenia pracowników – bez tego system będzie tylko drogą ozdobą

Zespół musi nauczyć się korzystać z nowych narzędzi. To nie tylko kilkugodzinne webinary. Mówimy o warsztatach, dokumentacji, wsparciu technicznym przez pierwsze miesiące.

Koszt szkoleń dla zespołu 20 osób? Spokojnie 15-25 tysięcy złotych. A jeśli rotacja w firmie jest wysoka, szkolenia będą powtarzane regularnie.

Koszty utrzymania – o których dowiadujesz się za późno

System nie działa sam. Potrzebuje aktualizacji, monitoringu, optymalizacji. Większość firm odkrywa, że potrzebuje dedykowanej osoby lub zespołu do zarządzania rozwiązaniami AI.

Specjalista od AI w Polsce? To koszt 15-25 tysięcy złotych miesięcznie. Jeśli nie masz takiej osoby w zespole, albo wynajmij kogoś na stałe, albo płać konsultantom za stałe wsparcie – zwykle 3-6 tysięcy miesięcznie za podstawową opiekę.

Nieudane eksperymenty i pivot

Statystyki są brutalne: około 60% projektów AI nie spełnia początkowych oczekiwań. Czasem trzeba zmienić podejście, wypróbować inny model, przebudować architekturę.

Te "małe korekty" mogą kosztować 20-40% pierwotnego budżetu. Nikt nie lubi o tym mówić na etapie ofertowania.

Jak się przed tym bronić?

Wymagaj transparentnej wyceny z rozbiciem na wszystkie elementy. Pytaj wprost o koszty utrzymania, licencje, potencjalne dodatkowe wydatki. Firmy, które unikają konkretnych odpowiedzi, prawdopodobnie same nie wiedzą albo nie chcą Cię przestraszyć.

Zakładaj bufor 50-70% powyżej wyceny konsultanta. Jeśli ktoś mówi "100 tysięcy", myśl "150-170 tysięcy". Tak, to pesymistyczne. Ale realistyczne.

Zacznij od małego pilota. Lepiej wydać 30 tysięcy na proof of concept, który pokaże prawdziwe wyzwania, niż 200 tysięcy na pełne wdrożenie oparte na założeniach.

Wdrożenie AI nie musi być finansową katastrofą. Ale wymaga realistycznego podejścia do budżetowania. Firmy, które to rozumieją i planują z odpowiednim zapasem, kończą projekty zadowolone. Te, które wierzą w magiczne liczby z pierwszej oferty, zwykle kończą ze zdziwieniem i pustym kontem.